Ministério Público inova ao criar programa de gestão documental
Objetivo é modernizar a rotina administrativa e trazer qualidade aos serviços públicos
O Ministério Público do Estado de São Paulo vem desenvolvendo uma série de ações para modernizar sua rotina administrativa e trazer qualidade aos serviços públicos prestados ao cidadão. Entre essas ações, o Programa de Gestão Documental, que consistiu, na sua primeira etapa, no mapeamento da produção documental das áreas que executam atividades processuais em 1º e 2º graus. O trabalho, resultou em dois instrumentos essenciais para a gestão documental no órgão: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
O primeiro possibilita a recuperação do contexto da produção documental, a codificação em diversos níveis e a estruturação da forma como se dará a organização física dos documentos no Arquivo Central, em fase de criação; o segundo, define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos identificados, seja para eliminação ou guarda permanente.
Um dos objetivos do trabalho é assegurar a eliminação segura de documentos públicos desprovidos de quaisquer valores que justifiquem sua manutenção, através de critérios objetivos e amparados pela legalidade e que contribuirão para a liberação de espaço físico e conseqüente racionalização de custos, visto que, hoje, cerca de 70% dos documentos arquivados são de guarda temporária.
A segunda fase do programa prevê a estruturação de espaço físico especialmente projetado para abrigar o Arquivo Central, que contará com mobiliário e sistemas de climatização e segurança adequados à guarda de documentos permanentes, além de capacitação técnica de pessoal para atuar junto à área.
O trabalho desenvolvido pela Comissão de Avaliação de Documentos, sob a coordenação de Paulo Penteado Teixeira Junior, Promotor de Justiça Assessor, em conjunto com os demais membros, Alexandre Sodré Cipolla, Antônio Iwano Filho, Jeani Marques da Silva, Luciana Pontes Rodrigues de Lima Ichikava, Paulo Sérgio Dias Baptista e Sandra de Carvalho, está sendo publicado na edição de hoje do Diário Oficial e pode ser encontrado também no site do Ministério Público do Estado de São Paulo (Ministério Público Federal poderá criar 660 novos cargos de procurador até 2020
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