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No lugar de 23 cadastros de fornecedores, o governo paulista terá o seu Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo (Caufesp). É o que determina o decreto n° 52.205/07 assinado pelo governador José Serra instituindo e regulamentando o Caufesp. O novo cadastro vai integrar os diversos cadastros já existentes, terá as informações cadastrais padronizadas, contará com procedimentos operacionais uniformizados e o processo de cadastramento será desburocratizado. Ele vai proporcionar redução de custos tanto para o Estado como para o fornecedor.

O novo cadastro vai substituir o atual Cadastro de Fornecedores (Cadfor). O tempo de concessão do registro cadastral simplificado com a nova ferramenta passa a ser de 5 a 10 dias – o tempo atual de concessão é de 20 dias. Como todo o procedimento será feito por meio eletrônico haverá agilidade em toda a operacionalização, tanto para os fornecedores como para a Administração.

Efetuando o cadastramento, o interessado estará apto a ser fornecedor do Estado de São Paulo na negociação de equipamentos, de mercadorias ou na prestação de serviços para qualquer órgão ou entidade da Administração Pública Estadual – Administração Direta, Autarquias, Fundações e Sociedades de Economia Mista. Não haverá custo para o fornecedor que fizer o novo cadastro que terá validade pelo prazo de um ano. Além disso, o novo cadastro poderá ser consultado por quaisquer órgãos e entidades da administração pública e pelo próprio interessado. O sistema será administrado pela Secretaria da Fazenda.

Para fazer o cadastramento, o fornecedor deverá acessar o site www.bec.sp.gov.br, verificar a relação de documentos e instruções sobre os requisitos necessários, selecionar o tipo de inscrição – Registro Cadastral (RC) ou Registro Simplificado (RS) – e a Unidade Cadastradora (UC) de sua preferência. Após o preenchimento do formulário o fornecedor poderá entregar pessoalmente ou enviar pelo Correio a documentação para o local que escolher. As unidades da Administração vão poder aprovar a inscrição dos fornecedores na Internet. Se necessário, vão poder solicitar eventuais alterações cadastrais ao fornecedor informando on-line eventuais pendências.

O fornecedor passará a integrar o novo cadastro sendo classificado de acordo com as características de sua atividade e linha de fornecimento que indicar. Com o cadastramento, o fornecedor poderá participar de todas as formas de negociação com o Estado por meio da Bolsa Eletrônica de Compras (Bec) e do Pregão Eletrônico e de outras modalidades de licitação. A utilização do Caufesp é obrigatória para toda a Administração e o prazo de implantação é 180 dias.

Ao contrário do atual cadastro, fica minimizada a necessidade da presença física dos potenciais fornecedores nas Unidades Cadastradoras do Estado para efetuar o registro. O cadastro unificado também significará mais agilidade na solução de inconsistências na etapa do cadastramento, pois o interessado poderá acessar on-line as informações e, havendo qualquer pendência, solucioná-la para concretizar a sua inscrição como fornecedor.